Velkommen til OpenDIMS! Denne guide vil hjælpe dig med at komme helt i gang med dit nye PIM-system.

Denne guide har nogle forskellige trin, som du kan gennemgå, så du har fået de basale begreber og funktioner på plads.

Hvis du har brug for hjælp undervejs i guiden eller har spørgsmål, så kontakt os. Ikke mere snak.. det er tid til at komme i gang!

Grundlæggende viden

OpenDIMS er et superstærkt PIM værktøj, hvor du kan vedligeholde alle dine produkter, kategorier, billeder, filer, certifikater, relaterede produkter mv. Dine produkter kan du sende til forskellige salgssteder og salgskanaler som du selv vælger; det kan være et udsnit af dine produkter til dine forhandlere og et andet udsnit til din egen webshop.

Kommer der en ordre i din webshop, kan OpenDIMS hente den og overføre den til dit ERP system i forskellige dataformater.

OpendDIMS har integration til en lang række af systemer, som du naturligt vil bruge i din dagligdag, som ERP systemer, Navision, Microsoft Business Central (BC), RackBeat, Dandomain, Smartweb, Scannet, Woocommerce, Shopify og mange andre. Derudover er der import og eksport til almindelige filtyper som XML, CSV og JSON. Du kan hente og sende data til og fra eksterne Rest API’er og så indeholder OpenDIMS en superstærk håndtering af workflow, hvor du kan sætte OpenDIMS til automatisk at udføre opgaver, som at hente en Ordre, Sende produkter til hjemmesiden, Starte en integration, udføre opgaver med intervaller eller som en del af en kæde, men også via Webhooks.

I OpenDIMS arbejder vi med simple begreber, og det kræver ikke meget baggrundsviden for at komme i gang og/eller bare bruge PIM systemet som det er. Som udgangspunkt, er din løsning sat op med det vi kalder for “Datatyper”, som skal bruges til produkter, kategorier og ordre. Der er tilføjet nogle Filtrer og nogle Visninger + felter

Datatyper

En datatype er metaopsætning for de forskellige typer af data i OpenDIMS; fx datatypen “Produkt”. Forestil dig at et datatype er en pose med indhold; der er en masser værdier, som gemmes i felter. Felterne kan du så vælge at vise for brugeren, bruge dem i et filter, som fx et filter der viser alle produkter, hvor prisen er større end 0.

Felter

Felter i OpenDIMS indeholder dine produktinformationer og fungerer som byggestenene for dit produktindhold. Forestil dig, at du har en pose mærket “Produkt”, der indeholder en række felter, som du kan bruge på forskellige måder.

Nogle felter er skjulte og bruges kun til at hente data fra dit ERP-system og udføre beregninger. Andre fungerer som beskrivelsesfelter, hvor du kan tilføje tekst og detaljer. Hvordan du anvender dem, er helt op til dig.

Filtrer

Når du har tusindvis af produkter og data i OpenDIMS, er det essentielt at kunne filtrere informationerne, så dine brugere hurtigt og nemt kan finde det, de leder efter. Det kunne for eksempel være en liste over aktive produkter på hjemmesiden, ordrer uden track and trace-koder, kategorier uden billeder, produkter uden certifikater og meget mere.

Filtre kan anvendes både i oversigter og integrationer. Det smarte ved dem er, at du kun behøver at oprette et filter én gang, og derefter kan du bruge det præcist der, hvor du har brug for det – og så mange gange du vil.

I OpenDIMS kan du opsætte lige de filtre, du ønsker, og anvende dem flere steder, alt efter behov.

Visninger

Visninger er oversigter eller menupunkter. Når du opretter en visning, opretter du samtidig et menupunkt og vælger, hvilket filter der skal bruges til at filtrere dine data. Derefter skal du blot vælge, hvem der har adgang til at bruge visningen, og tilføje de kolonner (felter), du ønsker at vise i oversigten.

PIM data

Produkter

I et PIM-system som OpenDIMS findes der en datatype kaldet “Produkt”, som består af en samling af forskellige felter. Tænk på det som en pose, hvor nogle felter er synlige for brugerne, mens andre fungerer som systemfelter. Systemfelterne kan opdateres automatisk fra for eksempel dit ERP-system, som kan levere data om pris og lagerbeholdning. Dette gør det muligt at holde informationer om produkterne opdaterede uden manuel indgriben.

Du har fleksibiliteten til selv at vælge, hvilke felter der skal være en del af produktdatatypen. OpenDIMS leveres med en række standardfelter, som er designet til at imødekomme de fleste behov, som brugerne måtte have, når de arbejder med produkter. Disse standardfelter dækker ofte de grundlæggende behov, men du kan altid tilpasse dem og tilføje nye felter, der passer til din specifikke forretningsmodel.

En stor fordel ved OpenDIMS er, at du kan oprette og opbevare et ubegrænset antal produkter i systemet uden ekstra omkostninger. Det betyder, at du har mulighed for at håndtere en stor mængde produktdata, selvom din virksomhed vokser, uden at det påvirker dit budget. Dette gør OpenDIMS til et omkostningseffektivt værktøj for virksomheder, der ønsker at centralisere og strukturere deres produktinformation på en effektiv og skalerbar måde.

Kategorier

I OpenDIMS er en kategori en datatype, der gør det muligt for brugeren at oprette og tilføje de nødvendige felter, som passer til virksomhedens specifikke behov. Kategorier giver struktureret oversigt over produkterne og kan skræddersys med forskellige felter, så de passer præcist til den måde, du ønsker at organisere dine produkter på. Dette giver mulighed for at skabe et system, der er både fleksibelt og effektivt, da du kan tilpasse kategorierne efter den type produkter, du arbejder med.

En stor fordel ved kategorier i et PIM-system som OpenDIMS er, at de gør det muligt at samle produkter under specifikke grupper. Kategorier hjælper med at organisere produkter, så det bliver lettere at finde og administrere dem. Dette er især nyttigt i et webshop-system, hvor det er vigtigt at præsentere produkterne på en overskuelig og struktureret måde for brugeren. Ved at knytte produkter til relevante kategorier, kan kunder hurtigt navigere til de varer, de leder efter, hvilket forbedrer brugeroplevelsen og øger chancerne for salg.

Kategorisering af produkter i et PIM-system giver også en række fordele internt i virksomheden. Det bliver lettere at holde styr på produkter, finde informationer hurtigt og generere rapporter, der kan hjælpe med at optimere lagerstyring og indkøb. Desuden kan kategorierne fungere som grundlag for at automatisere visning af bestemte produktgrupper på tværs af platforme som webshop og mobile apps. Dette sikrer en ensartet og effektiv præsentation af produkter, uanset hvor de vises, og gør det lettere at opdatere og vedligeholde produktinformation på tværs af kanaler. Kategorier er derfor en nøglefunktion for effektiv produktstyring i et PIM-system.

Dashboard

Som administrator af et PIM system, er det vigtigt hurtigt at kunne danne sig et overblik over tilstanden af dit PIM system. OpenDIMS har et forholdsvis simpelt dashboard, hvor du har adgang til de vigtigste elementer i PIM systemet

Asset Management (filer)

Asset Management i et PIM-system som OpenDIMS refererer til håndtering, opbevaring og organisering af de digitale filer og medier, der er knyttet til produkter, som f.eks. billeder, videoer, PDF-dokumenter og andet materiale. Disse filer bliver opbevaret som “assets” i systemet og er en integreret del af produktdataene. I OpenDIMS kan du tilknytte disse assets til specifikke produkter, så de er nemme at finde og tilgå, når de er nødvendige.

Vigtigheden af at have filer liggende som assets i et PIM-system som OpenDIMS er stor. For det første hjælper det med at centralisere og organisere alle produktrelaterede filer ét sted, hvilket gør det nemmere at administrere og opdatere dem. I stedet for at have filer gemt i forskellige systemer eller filstrukturer, kan du med Asset Management sikre, at alle relevante filer er forbundet til de rette produkter, hvilket giver en mere strømlinet arbejdsproces.

En anden vigtig fordel er, at assets kan bruges til at opdatere produktinformation på tværs af kanaler og platforme. Hvis du f.eks. ændrer et billede eller en produktmanual, kan opdateringen automatisk afspejles på alle steder, hvor produktet vises, som f.eks. på webshoppen, i marketingmateriale eller i produktkataloger. Dette sikrer en ensartet og korrekt præsentation af produkter, uanset hvor de vises.

At have filer som assets i et PIM-system gør det også lettere at sikre, at du altid har de nyeste versioner af filer tilgængelige og gør det muligt at styre adgangen til disse filer på en effektiv måde. Det skaber en mere effektiv arbejdsproces og hjælper med at undgå fejl og misforståelser, hvilket er afgørende for både medarbejdere og kunder.